ИТ разходите на една фирма рядко растат с голяма стъпка. Добавя се лиценз за нов служител, абонамент за програма, която някой е поискал, още едно облачно пространство за файлове. След няколко години никой не може да каже точно за какво се плаща всеки месец и кое от това още се ползва.
Добрата новина е, че най-големите излишни разходи обикновено се намират бързо и се махат без риск. По-долу е къде да търсите, как да направите прегледа за един следобед и къде не бива да се спестява.
Накратко:
- Най-често се плаща излишно за лицензи на хора, които вече не работят във фирмата, и за услуги, които се дублират.
- Стари физически сървъри с ниско натоварване често могат да се обединят на един.
- Прегледът започва със списък: лицензи, абонаменти, техника и сървъри.
- Архивите, защитата, обновленията и двуфакторният вход не са място за спестяване.
Къде отиват излишните пари
Намаляването на разходите започва от това да се види къде точно отиват парите.
| Къде | Какво се плаща излишно | Какво да проверите |
|---|---|---|
| Лицензи за Microsoft 365 | Акаунти на напуснали служители, по-висок план от нужното, платени лицензи за общи пощенски кутии | Списъка с лицензите спрямо списъка със служителите |
| Дублиращи се услуги | Две или три облачни хранилища за файлове, две програми за видеосрещи, отделна програма за нещо, което планът ви вече включва | Какво точно включва планът, за който плащате |
| Абонаменти за софтуер | Програми, които никой не отваря, автоматично подновяване, абонаменти на лични карти на служители | Фактурите и банковите извлечения за последните 12 месеца |
| Сървъри | Няколко стари физически сървъра с ниско натоварване, всеки със своя ток, гаранция и лиценз | Натоварването на всеки сървър и кога изтича гаранцията |
| Облачни машини | Тестови или стари виртуални машини, които още работят и се плащат | Кои машини реално се ползват |
| Техника | Ремонти на стари компютри, които струват повече от това, което носят | Възрастта и гаранцията на всеки компютър |
| Престой | Часове без работа при авария - най-скъпият ИТ разход, който не се вижда във фактурите | Колко често спира нещо и за колко време |
Лицензите за Microsoft 365
Тук най-често има пари за връщане, защото лицензите (доскоро познати като Office 365) се плащат за всеки потребител, всеки месец.
- Напуснали служители. Акаунтът остава активен "за всеки случай" и лицензът продължава да се плаща. Пощата на напусналия може да се превърне в обща пощенска кутия: имейлите остават достъпни за колегите, а лицензът се освобождава. Общите кутии до 50 GB не изискват лиценз.
- По-висок план от нужното. Не всеки служител има нужда от настолните програми или от най-високия план. Планът може да е различен за различните хора.
- Общи кутии с платен лиценз. Адреси като office@ или info@ често са създадени като обикновени потребители и се плащат.
- Месечен или годишен ангажимент. Месечният ангажимент е по-скъп от годишния. За стабилния брой служители годишният обикновено излиза по-изгодно, а месечният е полезен само за временните хора.
Повече за управлението на лицензите има в поддръжка на Microsoft 365 за фирми.
Сървърите
Много фирми имат по един сървър за всяка задача: за счетоводната програма, за файловете, за пощата, за камерите. Всеки е купен в различна година, всеки харчи ток и всеки има нужда от поддръжка.
Когато натоварването е ниско, тези системи могат да работят като виртуални машини на един по-нов сървър. Така се плаща за една машина вместо за няколко, а архивирането и възстановяването стават по-лесни. Кога това си струва, е описано в виртуализация на сървъри за бизнеса.
Понякога по-изгодно е част от системите да отидат в облака, понякога обратното. Зависи от това колко данни имате, колко често ги ползвате и колко ви струва престоят. Сравнение има в собствен сървър или облак.
Техниката
Да се ремонтира компютър, който е на седем години, рядко е добра сделка. Вместо да се сменя всичко наведнъж при авария, по-евтино е да има график: кои компютри се сменят тази година и кои догодина. За част от работните места рециклираните маркови компютри с гаранция и лиценз за Windows са разумен избор.
Опис на техниката с възрастта и гаранцията на всяко устройство е първата стъпка. Вижте и управление на фирмените устройства и какво да направите с компютрите на Windows 10.
Прегледът за един следобед
- Лицензи. Изтеглете списъка с потребителите и лицензите от администраторския център на Microsoft 365 и го сравнете със списъка със служителите.
- Абонаменти. Минете през фактурите и банковите извлечения за последните 12 месеца и запишете всяка повтаряща се сума за софтуер и услуги.
- Техника. Направете списък на компютрите, сървърите и мрежовото оборудване с годината на покупка и гаранцията.
- Сървъри и облак. Запишете какво работи на всеки сървър и колко е натоварен, и кои облачни машини се плащат.
- Решение. За всеки ред: махаме, обединяваме или оставяме. Махането на лиценз или услуга става след като се провери, че данните са запазени.
Къде не бива да се спестява
Някои разходи изглеждат излишни, докато не се случи нещо. Не махайте:
- Архивите и проверката, че възстановяването работи. Вижте резервно копиране на фирмените данни.
- Защитата на компютрите (антивирус или EDR) и обновленията.
- Двуфакторния вход за пощата и облака.
- Резервната интернет линия, ако работата спира без интернет. Вижте интернет свързаност с резервиране.
Една атака с рансъмуер или един загубен ден без данни струват повече от години такива разходи. Повече в защита от рансъмуер.
Как го правим ние
Когато поемаме нова фирма, първо преглеждаме лицензите, абонаментите, техниката и сървърите. Така още в началото се вижда за какво се плаща излишно и кое е рисково.
След това клиентите ни виждат в клиентския портал опис на поддържаната техника, нейното състояние, заявките и фактурите. Затова и управлението на разходите не е еднократно упражнение, а нещо, което се вижда всеки месец. Вижте какво трябва да ви показва ИТ доставчикът всеки месец.
Работим основно на месечен абонамент на компютър, затова разходът за поддръжка е предвидим. Какво включва и от какво зависи цената има в колко струва външен ИТ отдел.
Често задавани въпроси
Колко може да спести една фирма от ИТ разходите?
Зависи от това кога е правен последният преглед. Най-бързо се връщат парите за неизползвани лицензи и за дублиращи се услуги, защото те се махат веднага и без риск.
Кои лицензи за Microsoft 365 най-често се плащат излишно?
Лицензите на напуснали служители, платените лицензи на общи пощенски кутии като office@ и по-високите планове за хора, които ползват само поща и файлове.
По-евтин ли е облакът от собствения сървър?
Не винаги. Облакът спестява покупката и поддръжката на хардуера, но се плаща всеки месец. При много данни и постоянна работа собственият сървър понякога излиза по-изгодно. Решението зависи от конкретните системи.
Трябва ли да сменим всички стари компютри наведнъж?
Не. По-евтино е да има график за смяна по години, според възрастта и ролята на всеки компютър. Наведнъж се сменят само тези, които не могат да работят сигурно.
Колко често да правим такъв преглед?
Поне веднъж годишно и при всяка по-голяма промяна: нови служители, напуснали, преместване на офис или смяна на доставчик.
Нека поговорим за вашите нужди и ще ви предложим най-доброто решение и цена.
Тагове:
