Миграция от Google Workspace към Microsoft 365: как да преминете без загубена поща и файлове

Накратко:

• Поща, календари и контакти се прехвърлят с инструментите на Microsoft; етикетите в Gmail стават папки.
• Google Drive и споделените дискове отиват в OneDrive и SharePoint; документите на Google се превръщат във файлове на Word, Excel и PowerPoint.
• Google Forms, Sites и скриптовете в Apps Script не се прехвърлят автоматично - за тях трябва отделно решение.
• Пощата се превключва чрез смяна на DNS записите в планиран момент, а Google Workspace остава активен, докато не проверите, че всичко е на мястото си.

Кога има смисъл да преминете към Microsoft 365

Смяната си струва, когато поне едно от тези неща е вярно за вас:

• Работите основно с файлове на Word и Excel - таблици с макроси, шаблони, документи от клиенти и счетоводство.
• Компютрите във фирмата са с Windows и искате да ги управлявате централно - настройки, обновления, защита, изтриване на данни при загубен лаптоп.
• Искате един акаунт за всичко: вход в компютъра, поща, файлове и бизнес приложения, с двуфакторна защита.
• Клиенти или регулации изискват доказуеми мерки за сигурност и контрол на достъпа.

Ако екипът ви работи основно в браузъра, документите са прости и нямате Windows компютри за управление, Google Workspace може да е напълно достатъчен. Смяната не е самоцел.

Какво се прехвърля и какво - не

Най-честите изненади са в последния ред и в сложните таблици: формули и функции, които съществуват само в Google Sheets, трябва да се проверят след конвертирането.

Миграцията в 7 стъпки

1. Опис на средата

Колко потребители, колко поща и файлове, кои споделени дискове, кои общи адреси и групи, кои приложения са вързани към акаунтите в Google (вход с Google в други системи, интеграции, форми). Това определя срока и реда.

2. Избор на лицензи

Microsoft 365 има няколко бизнес плана - от само поща и облачни файлове до план с настолните приложения и с управление и защита на устройствата. Изборът зависи от това дали ви трябват настолните Word и Excel и дали ще управлявате компютрите централно.

3. Подготовка на Microsoft 365

Добавя се и се потвърждава домейнът, създават се потребителите, групите и споделените пощенски кутии, включва се двуфакторна защита за всички - вижте защо фирмите използват MFA. Пощата все още идва в Google.

4. Пробна миграция

Прехвърлят се 2-3 потребители, включително някой с много поща и файлове. Проверява се дали папките, календарите и споделените файлове са на мястото си и дали хората могат да работят нормално.

5. Прехвърляне на данните

Пощата и файловете на всички се прехвърлят на етапи, докато хората продължават да работят в Google. Последното синхронизиране се прави непосредствено преди превключването, така че нищо да не остане назад.

6. Превключване на пощата

В планиран момент, обикновено извън работно време, се сменят DNS записите и новата поща започва да идва в Microsoft 365. Прави се последна синхронизация, а телефоните и пощенските програми се настройват наново.

7. Проверка и затваряне на Google Workspace

Няколко седмици Google Workspace остава активен - за всеки случай и за проверка, че нищо не липсва. Едва след това се закрива. Не забравяйте: и в Microsoft 365 данните трябва да имат собствено резервно копие - вижте резервно копиране и архивиране на фирмени данни.

Най-честите грешки

• Пощата се превключва, преди файловете да са готови. Хората търсят документите си на две места.
• Правата върху споделените дискове не се планират. В SharePoint структурата и достъпите трябва да се помислят предварително, иначе всички виждат всичко или никой нищо.
• Забравени входове "с Google". Ако служителите влизат в други системи с акаунта си в Google, след закриването му губят достъп.
• Google се закрива твърде рано. Ако нещо липсва, вече няма откъде да се вземе.
• Хората не са предупредени. Едно кратко писмо какво се променя и кога, и 15 минути показване на Outlook и OneDrive спестяват десетки обаждания.

Колко време отнема

Зависи от броя потребители и обема на данните. За малък екип с умерено количество поща и файлове обикновено става за няколко дни, като самото превключване е за една вечер. При повече потребители, големи споделени дискове и приложения, вързани към Google, проектът се планира на етапи за няколко седмици.

Как помагаме ние

Правим миграции към Microsoft 365 за фирми и след това поддържаме средата - потребители, сигурност, устройства и резервни копия. Подходът е един и същ, независимо откъде идва пощата: пилотни потребители, пълно прехвърляне на историята и планирано превключване. Как изглежда това на практика вижте в казуса за миграция от IMAP към Microsoft 365.

Ако пощата ви е при друг доставчик, а не в Google, вижте общата статия за миграция на фирмената поща към Microsoft 365. За поддръжката след това - поддръжка на Microsoft 365 за фирми и облачни услуги за фирми.

Често задавани въпроси

Ще загубим ли поща по време на миграцията?

Не, ако се спази редът: данните се прехвърлят предварително, пощата се превключва в планиран момент, след което има последна синхронизация, а Google Workspace остава активен за проверка.

Ще работят ли документите на Google в Word и Excel?

Повечето се конвертират без проблем. Сложни таблици с функции, които съществуват само в Google Sheets, и документи с много специфично форматиране трябва да се прегледат след прехвърлянето.

Може ли да преминем на етапи - първо пощата, после файловете?

Може, но е по-добре файловете да са готови преди или заедно с превключването на пощата, за да не работят хората в две среди дълго време.

Трябва ли да спрем работа за миграцията?

Не. Прехвърлянето става на заден план, а превключването на пощата се прави извън работно време.

Нека поговорим за вашите нужди и ще ви предложим най-доброто решение и цена.