Резервно копие на Microsoft 365: защо Microsoft не пази данните ви вместо вас

Накратко:

• Microsoft пази услугата да работи. За данните - изтрити писма, презаписани файлове, напуснали служители - отговаряте вие.
• Изтритото в Microsoft 365 се възстановява само за ограничено време: седмици, не години.
• Когато изтриете акаунта на напуснал служител, пощата и OneDrive се губят след около 30 дни, ако не сте ги запазили.
• Отделно резервно копие извън вашата среда в Microsoft 365 е единственият начин да върнете данни след изтекли срокове, грешка или атака.

Какво Microsoft пази и какво - не

Microsoft работи по модел на споделена отговорност. Накратко:

С други думи: ако сървър на Microsoft изгори, данните ви са на сигурно място. Ако служител изтрие папка или вирус криптира OneDrive, Microsoft няма да ви върне състоянието от миналия месец.

Колко дълго се пази изтритото

Microsoft 365 има вградени "кошчета", но с кратки срокове. При стандартни настройки:

Сроковете могат да се удължат с правила за съхранение, но това не е резервно копие: данните остават в същата среда и ако тя бъде компрометирана, засегнати са и те.

Пет ситуации, в които данните се губят

1. Изтрито преди повече от месец

Служител изтрива папка с договори или кореспонденция. Никой не забелязва до следващия одит или спор с клиент. Когато потърсите, сроковете отдавна са изтекли.

2. Напуснал служител

Лицензът се освобождава, акаунтът се изтрива - и след около 30 дни пощата и файловете му са безвъзвратно изгубени. Често точно там е историята с клиенти и доставчици.

3. Ransomware в OneDrive

Криптираните файлове на компютъра се синхронизират в OneDrive и презаписват здравите. Възстановяването на OneDrive помага, ако реагирате в рамките на 30 дни и атаката е открита навреме.

4. Компрометиран акаунт

Нападател с достъп до пощата изтрива писма, пренасочва поща или изтрива файлове, за да прикрие следите си. Колкото по-късно се открие, толкова по-малко може да се върне от кошчетата. Двуфакторната защита намалява този риск значително - вижте защо фирмите използват MFA.

5. Грешка при синхронизация или миграция

Неправилна настройка, грешно правило за пощата или проблем при прехвърляне от друга система. Вижте и миграция от Google Workspace към Microsoft 365 - там отделното копие преди смяната е задължително.

Какво трябва да включва резервното копие на Microsoft 365

• Поща в Exchange Online - включително споделени пощенски кутии, календари и контакти.
• OneDrive на всеки потребител.
• SharePoint и Teams - сайтовете и файловете на екипите.
• Копие извън вашата среда в Microsoft 365 - ако акаунтът на администратора бъде компрометиран, копието трябва да остане недостъпно за нападателя.
• Достатъчно дълъг срок на пазене - месеци и години, не седмици.
• Бързо възстановяване на отделен елемент - едно писмо или един файл, без да връщате цялата кутия.
• Редовна проверка на възстановяването - копие, което никой не е пробвал да върне, е само надежда.

Тези изисквания са част от общия план за архивиране на фирмата - вижте резервно копиране и архивиране на фирмени данни.

Как го правим ние

Поддържаме Microsoft 365 на фирмите като част от абонаментната поддръжка: потребители, сигурност, двуфакторна защита и резервни копия. При желание на клиента архивираме пощата, OneDrive, SharePoint и Teams с NAKIVO в собствената ни инфраструктура в България - разпределено хранилище с три копия на данните и отделна локация за архиви, свързана с директна оптична линия.

Редовно проверяваме, че копията се възстановяват, а когато нещо бъде изтрито, връщаме конкретното писмо или файл, без цялата фирма да спира. Вижте облачни услуги за фирми и поддръжка на Microsoft 365 за фирми.

Често задавани въпроси

Не е ли достатъчно кошчето на Microsoft 365?

За случайно изтрит файл от вчера - да. За грешка, открита след месец, за напуснал служител или за атака - не, защото сроковете са кратки и данните остават в същата среда.

Правилата за съхранение (retention) не са ли резервно копие?

Не съвсем. Те пазят данните по-дълго, но в същата среда. Не дават бързо възстановяване на отделно писмо и не ви защитават, ако самата среда бъде компрометирана.

Трябва ли да пазим пощата на напуснал служител?

Ако в нея има кореспонденция с клиенти, договори или счетоводни документи - да. Запазете я преди да изтриете акаунта, иначе след около 30 дни се губи.

Колко често се прави резервно копие?

Обикновено поне веднъж дневно, автоматично. Важното е и колко дълго се пазят копията, и дали редовно се проверява, че се възстановяват.

Колко струва архивирането на Microsoft 365?

Цената се определя от броя на лицензите в Microsoft 365 и от обема на данните, които архивираме. Затова първо преглеждаме средата ви и тогава предлагаме конкретна цена.

Пример от практиката: миграция от IMAP към Microsoft 365.

Нека поговорим за вашите нужди и ще ви предложим най-доброто решение и цена.