Преместване на офис: ИТ план, за да работите още от първия ден

Накратко:

• Започнете с ИТ поне 4-6 седмици преди преместването - новата интернет линия често отнема най-много време.
• Огледайте новия офис, преди да го наемете: кабели, мрежови точки, място за шкаф, ток и климатизация.
• Направете резервно копие на сървъра преди да го изключите и планирайте реда на изключване и включване.
• В първия ден проверете всяко работно място: интернет, поща, принтер, телефон, достъп до файловете.

Кога да започнете

Интернет линията е най-честата причина за забавяне: в някои сгради доставчикът трябва да изгради връзка, а това отнема седмици. Ако не стане навреме, временно решение е мобилен рутер с 4G/5G.

Огледът на новия офис

Най-скъпите проблеми се откриват, след като офисът вече е нает. Затова огледайте предварително:

• Кои доставчици на интернет има в сградата и дали има оптика.
• Има ли окабеляване и в какво състояние е - стари кабели често не дават нужната скорост.
• Къде ще стои мрежовият шкаф - нужни са ток, вентилация и заключване, а не склад за метли.
• Достатъчно ли са контактите и има ли отделна линия за сървъра и шкафа.
• Климатизация за помещението със сървъра.
• Wi-Fi покритие и мобилен сигнал - дебелите стени и подземните етажи изненадват.

Интернет и телефония

• Поръчайте линията рано и поискайте точна дата на пускане.
• Помислете за резервна връзка от друг доставчик - преместването е добър момент. Вижте интернет свързаност с резервираност за фирми.
• Запазете телефонните номера - обикновено номерата могат да се пренесат, но това се уговаря с доставчика предварително.
• Обмислете IP телефония - номерата не зависят от адреса и се местят заедно с хората. Вижте бизнес телефония за офиси.

Окабеляване и мрежа

Преместването е единственият момент, в който може да направите мрежата правилно от самото начало:

• структурно окабеляване с етикети на всяка точка и във шкафа;
• достатъчно мрежови точки - с резерв за нови хора и устройства;
• отделни мрежи за служителите, гостите и устройствата (принтери, камери);
• Wi-Fi, планиран според помещенията, а не "един рутер в ъгъла".

Вижте мрежова инфраструктура за офиси и настройка на фирмена Wi-Fi мрежа.

Сървъри и мрежово оборудване

Сървърът е най-чувствителната част от преместването:

1. Пълно резервно копие преди изключването - и проверка, че може да се възстанови.
2. Правилно изключване в определен ред: първо програмите, после сървърите, накрая мрежата.
3. Внимателен транспорт - дисковете не обичат удари.
4. Включване в обратен ред и проверка на всяка услуга: файлове, бази данни, поща, достъп отвън.

Ако сървърът и без това е стар, преместването е добър момент да помислите дали да остане в офиса или да мине в облака. Вижте сървър за малка фирма.

Кой какво прави

За компютрите, които служителите пренасят сами, помага една проста инструкция: всеки компютър с етикет с името на служителя, кабелите в плик към него, нищо не се разглобява.

Първият работен ден

Проверете всяко работно място, преди служителите да започнат истинска работа:

• интернет и Wi-Fi;
• поща и Microsoft 365;
• достъп до файловете и бизнес програмите;
• принтери и скенери;
• телефони - входящи и изходящи обаждания;
• отдалечен достъп за хората, които работят извън офиса.

Добре е някой от ИТ да е на място през първата сутрин - дребните проблеми се решават за минути, вместо да се трупат.

Как го правим ние

Поемаме цялата организация и логистика по ИТ частта на преместването: интернет, телефония и връзката с доставчиците, окабеляването, преместването на мрежовото оборудване и сървърите и проверката на всяко работно място. Работните компютри фирмата пренася сама, заедно с останалите офис принадлежности, а ние ги свързваме и проверяваме.

Ако преместването трябва да стане в почивен ден или след работно време, го уговаряме предварително - тази работа се заплаща допълнително. Вижте ИТ инфраструктурни решения и телекомуникации за фирми.

Често задавани въпроси

Колко време преди преместването да започнем с ИТ?

Поне 4-6 седмици, а ако в новата сграда няма подходящ интернет - и повече. Най-дълго обикновено отнема новата линия.

Можем ли да запазим телефонните номера?

Обикновено да - номерата се пренасят, но това се уговаря с доставчика предварително. С IP телефония номерата не зависят от адреса.

Кой пренася компютрите?

Работните компютри и мониторите фирмата пренася сама, заедно с останалите офис принадлежности. Ние поемаме мрежовото оборудване и сървърите, а след това свързваме и проверяваме всяко работно място.

Може ли преместването да е в почивен ден?

Да, ако е уговорено предварително. Работата извън работно време се заплаща допълнително.

Какво става, ако интернетът в новия офис не е готов навреме?

Временно решение е мобилен рутер с 4G/5G, докато линията бъде пусната. Затова поръчката на линията е първата задача.

Трябва ли да спре сървърът?

Да, за времето на преместването. Затова се прави пълно резервно копие преди това и се планира прозорец, в който спирането пречи най-малко.

Мрежата в новия офис я планираме преди нанасянето - вижте изграждане на мрежа за нов офис.

Нека поговорим за вашите нужди и ще ви предложим най-доброто решение и цена.